Soal Jawab

APAKAH ITU KUALITI? 

Mengikut ISO 9000 : 2000 kualiti bermakna tahap di mana suatu set ciri-ciri sifat entity (produk dan perkhidmatan) yang memenuhi keperluan pelanggan

APAKAH MS ISO 9001 : 2000? 

MS ISO 9001 : 2000 adalah keperluan Sistem Pengurusan Kualiti yang perlu dipatuhi oleh organisasi dalam menguruskan proses-proses penghasilan produk atau perkhidmatan untuk melayakkan organisasi diberikan persijilan MS ISO 9001 : 2000. Keperluan ini sesuai digunakan oleh mana-mane organisasi tidak mengira saiz atau jenis aktivitinya sama ada pembuatan, pendidikan, perbankan atau lain-lain.

MENGAPA IANYA PERLU DILAKSANAKAN? 

Pelaksanaannnya di UTeM akan memberi keyakinan dan kepercayaan kepada pelanggan, akan kemampuan proses-proses utama iaitu pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan, perundingan serta perkhidmatan masyarakat yang memenuhi keperluan dan memberi kepuasan kepada mereka.

APAKAH TANGGUNGJAWAB ANDA? 

Setiap warga bertanggungjawab mematuhi sistem kualiti yang dinyatakan dalam skop pelaksanaan yang didaftarkan. Ini bermakna semua produser atau arahan kerja hendaklah diguna pakai semasa melaksanakan fungsi utama organisasi dengan tujuan untuk memberi kepuasan pelanggan. Rekod-rekod perlulah diselenggarakan secara teratur sebagai bukti kepada sistem kepada mereka.

APAKAH FAEDAHNYA KEPADA ORGANISASI? 

Antara faedah yang boleh diperoleh adalah :-

- Proses yang konsisten dalam organisasi
- Menghasilkan atau memberikan khidmat yang dijangkakan
- Setiap warga akan lebih berfokus
- Meningkatkan keberkesanan organisasi
- Meningkatkan keyakinan pelanggan
- Peningkatan kualiti

APAKAH DOKUMEN YANG PERLU DIWUJUDKAN DALAM MELAKSANAKAN SPK ISO 9001 : 2000? 

ISO 9001 : 2000 merupakan Standard yang tidak banyak memerlukan penyediaan dokumen dibandingkan dengan versi yang terdahulu. Versi tahun 2000 ini menyatakan organisasi hanya perlu menyediakan satu Manual Kualiti dan enam prosuder iaitu Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Audit Dalaman, Kawalan Ketidakakuran, Tindakan Pembetulan dan Tindakan Penambahbaikan.Namun demikian sebagai sebuah agensi kerajaan, UTeM perlu mewujudkan lima prosedur pengurusan dan sokongan. Prosedur – prosedur tersebut adalah Kajian Semula Pengurusan, Belanjawan, Audit Dalaman, Latihan dan Aduan Pelanggan.

Untuk memastikan keseragaman pelaksanaan aktiviti pengajaran dan pembelajaran, UTeM juga telah membangunkan dokumen yang menerangkan proses-proses yang dikategorikan sebagai proses teras pengajaran dan pembelajaran dan proses sokongan. 

APAKAH SKOP PELAKSANAAN SPK DI UTeM? 

Sebagai sebuah IPTA, pengajaran dan pembelajaran merupakan aktiviti utama yang perlu dilaksanakan. Oleh yang demikian UTeM pertamanya akan mendapatkan persijilan ISO 9001 : 2000 bagi skop pengajaran dan pembelajaran. 

APAKAH TAHAP-TAHAP PENGAUDITAN YANG PERLU DILALUI SEBELUM UTeM DIPERSIJILAKAN? 
Pada umum terdapat dua peringkat audit yang perlu dilalui oleh UTeM. Pertamanya, dikenali sebagai audit kecukupan (adequacy audit). Audit ini dijalankan oleh badan persijilan bagi menetukan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh standard telah diwujudkan. Keduanya, audit ini bertujuan untuk menyemak sama ada keperluan standard telah dinyatakan di dalam manual dan prosedur.Sekiranya semua keperluan standard telah dinyatakan, maka bolehlah dikatakan dokumen-dokumen yang disediakan mencukupi dan diterima.Kebiasaannya selepas dari ini, maka SPK yang didokumenkan itu akan dilaksanakan. Selepas suatu tempoh tertentu, sekurang-kurangnya tiga bulan, juruaudit akan melawat untuk menjalankan audit kepatuhan (compliance audit). Audit ini bertujuan menentukan SPK yang di dokumenkan dipatuhi dan dilaksanakan seperti yang dinyatakan. Untuk menentukan sama ada ianya telah dilaksanakan, maka auditor akan memeriksa rekod-rekod sebagai bahan bukti. Rekod-rekod ini biasanya adalah borang-borang yang telah dilengkapkan.

Sebarang penemuan kejadian yang melanggar Manual atau prosedur akan dilaporkan untuk dibuat pembetulan. Apabila pembetulan telah dilaksanakan dan diterima oleh auditor maka barulah UTeM boleh dicadangkan untuk diberi persijilan ISO 9001 : 2000 bagi skop yang dipohon. 

APAKAH PENDEKATAN YANG DIGUNAKAN OLEH UTeM DALAM MELAKSANAKAN SPK ISO 9001 : 2000? 

UTeM menggunakan pendekatan penyertaan oleh semua warga UTeM. Ini dilaksanakan melalui pembentukan kumpulan pemilik proses dari unit-unit operasi. Keahliannya pula adalah dari berbagai Fakulti atau Bahagian yang bersama-sama menyediakan dan menerima dokumen tersebut sebagai dokumen SPK UTeM. Penghayatan kerja secara berkumpulan dan kolektif ini diharapkan akan mempercepatkan inisiatif mendapatkan persijilan. 

APAKAH ITU AKREDITASI? 
Akreditasi dan Pengiktirafan Program Akademik UTeM (Pengiktirafan Akreditasi)Oleh kerana UTeM merupakan sebuah universiti baru, adalah menjadi satu keperluan bagi pihak Pengurusan Universiti menggerakkan usaha-usaha mendapatkan pengiktirafan terhadap program-program akademik yang ditawarkan daripada Jabatan Perkhidmatan Awam, Kementerian Pengajian Tinggi dan Majlis Akreditasi Kejuruteraan Malaysia.Dengan tertubuhnya Jabatan Akreditasi Program Akademik di Pusat Jaminan Kualiti & Akreditasi, usaha bagi mendapatkan pengiktirafan telah dipusatkan. Selain itu pembentukan beberapa jawatankuasa seperti Jawatankuasa Pemandu Akreditasi UTeM yang berperanan memantau status dan kemajuan inisiatif pelaksanaan pengiktirafan ijazah UTeM dapat memastikan usaha mencapai matlamatnya.

PJKA telah menganjurkan beberapa siri bengkel / seminar bagi membantu pihak fakulti dalam proses penyediaan Dokumen Akreditasi dengan menjemput penceramah dari Jabatan Perkhidmatan Awam, Jabatan Pendidikan Tinggi serta Lembaga Jurutera Malaysia. Tujuannya adalah memastikan bahawa dokumen yang disediakan mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Badan Ikhtisas tersebut.

APAKAH YANG TERKANDUNG DI DALAM DOKUMEN AKREDITASI? 

Bagi memastikan maklumat di dalam kandungan Dokumen Akreditasi lengkap dan seragam seperti maklumat mengenai dasar dan polisi UTeM, PJKA telah mewujudkan Pangkalan Data Akreditasi. Semua fakulti boleh mengeksesnya apabila memerlukan maklumat yang terkini dalam menyediakan dokumen Akreditasi.

SIAPAKAH YANG MENILAI PROGRAM UTeM SEBELUM DI IKTIRAF? 
Setelah dokumen Akreditasi dikemukakan kepada Badan Ikhtisas, lawatan Penilaian ke UTeM telah diadakan oleh panel-panel penilai yang dibentuk oleh Jabatan Perkhidmatan Awam, Kementerian Pengajian Tinggi dan Majlis Akreditasi Kejuruteraan Malaysia. Tujuan lawatan untuk menilai keberkesanan sistem pembelajaran dan pengajaran yang ditawarkan oleh sesebuah fakulti sebelum ianya diiktiraf.