Pejabat Pendaftar ditubuhkan serentak dengan pelantikan Pendaftar pada 2 Januari 2001. Pendaftar dilantik di bawah Peruntukan 13 Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM) sebagai pegawai sepenuh masa universiti dan mempunyai kuasa serta kewajiban sebagaimana yang ditetapkan melalui Statut.

Pejabat Pendaftar merupakan antara fungsi utama universiti dan nadi pengurusan pentadbiran bagi seluruh sistem Universiti yang bertanggungjawab dalam pengurusan dan pembangunan sumber manusia, pengurusan pelajar dan keselamatan yang diuruskan secara terancang sesuai dengan matlamat penubuhan universiti.

Penubuhan Pejabat Pendaftar adalah untuk memenuhi keperluan Pengurusan dan Pembangunan sumber manusia ketahap profesional disamping mempunyai keterampilan dan kemahiran pengurusan pentadbiran yang tinggi bagi mendukung visi dan misi universiti.

Pejabat Pendaftar mentafsir, menggubal dan melaksana dasar-dasar pentadbiran dan sumber rujukan berhubung dengan pengurusan sumber manusia selaras dengan dasar perkhidmatan awam negara.